Edustus-, markkinointi- ja neuvottelukulut – erot ja merkitykset yrittäjälle
Yrittäjänä toimiessa on tärkeää ymmärtää mitä kustannuksia yritykselläsi voi olla ja millaisia vaikutuksia niillä on yrityksen talouteen. Yksi yleisin päänvaivaa aiheuttavista alueista on edustus-, markkinointi- ja neuvottelukulut ja niiden erot.
Nyt käydään läpi näitä eriä ja selvennetään niiden merkitystä, jotta sinä ymmärrät erot paremmin, hyödynnät vähennyksiä mahdollisimman hyvin ja ei tarvitse huolehtia mahdollisia ongelmia missään vaiheessa verottajan kanssa!
1 - Edustuskulut
Edustuskulut ovat kuluja, jotka syntyvät yrityksen asiakassuhteiden hoitamisesta ja ylläpitämisestä.
Nämä kulut liittyvät yrityksen ulkopuolisiin tahoihin, eli suuntautuu ulospäin yrityksestä.
Esimerkkejä edustuskuluista
Uusien asiakassuhteiden luominen
Nykyisten asiakassuhteiden syventäminen
Kumppanien vieminen illalliselle tai ”paremmalla lounaalle” (ei tavanomainen tarjoilu)
Asiakkaille suunnatut juhlat, tilaisuudet tai muut tapahtumat
Tarkemmin ”mietityt” sekä yksilöidyt lahjat sidosryhmille (alkoholi lahjana on aina edustusta)
Laajempi alkoholitarjoilu tilaisuudessa menee myös edustuksen puolelle.
Verokohtelu - Edustuskulut ovat verotuksessa vain osittain vähennyskelpoisia. Pääsääntöisesti vain 50 % edustuskuluista voidaan vähentää yrityksen verotuksessa. Arvonlisäveroa ei saa vähentää edustuskuluista, vaikka ne olisivatkin osittain vähennyskelpoisia tuloverotuksessa.
Huomioitavaa - Muista, että edustuskulut ovat usein kuitenkin tärkeä osa liiketoimintaasi ja nämä ovat kustannuksina todella perusteltuja. Edustuskulujen tulkinnassa on kuitenkin tärkeää huomioida, että ne ovat luonteeltaan yrityksen ulkopuolisille tahoille suunnattuja tai sellaisesta toiminnasta syntyneitä kustannuksia. Jos kulut hyödyttävät vain yrityksen sisäisiä toimijoita (kuten työntekijöitä, tiimiä, yrityksen tilitoimisto/tilintarkastaja), kyse ei ole edustuskuluista.
Älä unohda - Merkitä kirjanpitoon ketä on ollut paikalla (nimi ja yritys) sekä mikä kulun tarkoitus on.
2 - Markkinointikulut
Markkinointikulut ovat kuluja, jotka liittyvät yrityksen liiketoiminnan mainostamiseen ja näkyvyyden parantamiseen.
Ne voivat kohdistua sekä potentiaalisiin asiakkaisiin että olemassa oleviin asiakassuhteisiin, mutta niiden tavoite on pääasiassa myynnin ja liiketoiminnan kasvattaminen. Kuluja ei voida pääsääntöisesti kohdistaa tietylle taholle kuten edustuskuluja. Markkinointikuluja aiheutuu muun muassa markkinointikampanjoista sekä erilaisista messutilaisuuksista.
Esimerkkejä markkinointikuluista
PR-tilaisuudet (avoin kohderyhmä ns. kaikille avoin tilaisuus)
Messuosallistumiset ja niihin liittyvät kulut.
Tilaisuuksien tarjoilujen tavanomaisuus on tärkeää
Verokohtelu - Markkinointikulut ovat kokonaisuudessaan vähennyskelpoisia verotuksessa, ja arvonlisävero voidaan vähentää niistä normaalisti. Tämä johtuu siitä, että markkinointikulut nähdään suorana yrityksen tulonhankkimistoimintaa tukevana investointina.
Huomioitavaa - Jos markkinointitapahtuma on luonteeltaan enemmän viihdyttävä ja asiakassuhteita ylläpitävä (esim. ylellinen illallinen tai juhla), se voidaan tulkita edustuskuluksi, vaikka tapahtuma liittyisi markkinointiin. Tällöin verotukselliset edut
saattavat heikentyä. Tilaisuus voi olla myös ensin markkinointia ja tämän jälkeen muuttua iltaa kohden edustukseksi.
Älä unohda - Merkitä kirjanpitoon ketä on ollut paikalla (nimi ja yritys) sekä mikä kulun tarkoitus on.
3 - Neuvottelukulut
Neuvottelukulut ovat liiketoimintaan liittyviä kuluja, jotka syntyvät liiketoimintaa koskevista tapaamisista ja neuvotteluista.
Ne voivat sisältää sekä yrityksen sisäisiä että ulkopuolisia tahoja ja liittyvät usein päätöksentekoon, sopimusten solmimiseen, asiakassuhteiden luomiseen tai muihin liiketoiminnan kehittämiseen liittyviin asioihin. Tärkeintä neuvottelukuluissa ovat kulun TAVANOMAISUUS!
Esimerkkejä neuvottelukuluista
Yrityksen sisäiset palaverit ja neuvottelut
Palaverit ja tapaamiset asiakkaiden tai yhteistyökumppanien kanssa.
Matkakulut, jotka liittyvät neuvotteluihin (kotimaassa tai ulkomailla)
Neuvottelujen yhteydessä tarjotut kohtuulliset tarjoilut (esim. kahvi tai lounas)
Verokohtelu - Neuvottelukulut ovat täysin vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa, ja myös näihin kuluihin liittyvät arvonlisäverot ovat vähennyskelpoisia. Ero edustuskuluihin on siinä, että neuvottelut liittyvät usein suoraan liiketoiminnan kehittämiseen ja päätöksentekoon sekä kustannukset ovat kohtuullisia ja tavanomaisia.
Huomioitavaa - Kohtuullisuus sekä tavanomaisuus on keskeistä neuvottelukuluja käsiteltäessä. Jos esimerkiksi tapaamisen yhteydessä tarjotaan tavanomaista juhlavammat ateriat tai tapahtuma, kulut voidaan katsoa edustuskuluiksi, jolloin vähennysoikeudet heikkenevät. Kiteytyksenä voisi sanoa, kun alkaa olla hauskaa niin neuvottelu kääntyy edustukseksi.
Älä unohda - Merkitä kirjanpitoon ketä on ollut paikalla (nimi ja yritys) sekä mikä kulun tarkoitus on.
